Retningslinjer

Sammensetning

Fordelingsutvalget (FU) skal ha medlemmer fra minst to av utdanningsinstitusjonene. FU velger selv en leder blant de medlemmene som er valgt av Velferdstinget i Agder (VT). Fordelingsutvalget bør i størst mulig grad bestå av studenter som ikke er representanter i VT. Organisatorisknestleder har møteplikt på FU møter. 

Vedtaksdyktighet

FU er vedtaksdyktige dersom alle representanter er innkalt senest en uke før møtetidspunktet, og minimum 2 av utdanningsinstitusjonene er representert, samtidig som minimum 50 % av medlemmene er tilstede. Leder av FU kaller inn til møter i samarbeid med organisatorisk nestleder.

Kontrollfunksjon

FU skal utenom søknadsperiodene påse at aktiviteter som er tildelt midler fra VT følger retningslinjene for det studentsosiale fondet, og følger god regnskapsskikk. FU skal kun foreta stikkprøver av budsjett og regnskap hos de aktiviteter som er tildelt midler av VT.

Taushetsplikt

FU har taushetsplikt i de saker og om de opplysninger de tilegner seg gjennom sitt verv. FU skal i slutten av hvert semester sammenfatte en kort rapport til VT.

Sanksjonsmuligheter

Dersom det foreligger grove feil eller mangler ved en aktivitets regnskap kan det ilegges sanksjoner. FU kan ved behov be om at feil og mangler rettes opp i til en senere etterkontroll. Dersom ikke etterkontroll etterleves skal feil og mangler rapporteres til AU. AU vurderer de feil og mangler som er rapportert inn. Ved behov fremlegges saken for VT.

AUs innstilling skal også sendes til den gjeldende studentaktiviteten. Studentaktiviteten har uttalelsesrett til VT.

Vedtak fattet av VT er endelig og kan ikke påklages. Sanksjoner vedtas av VT og graderes ut i fra følgende to kategorier.

Feil og dårlig regnskapsføring

Dersom en aktivitet etter oppfordring ikke kan vise til bedre regnskapsføring, eller manglende kvitteringer kan VT nekte å tildele aktiviteten midler for kommende semester. Ved manglende kvittering av innkjøp gjort med midler tildelt av VT kan VT kreve beløpet tilbakebetalt av aktiviteten.

Mistanke om underslag eller brudd på «Retningslinjer for det studentsosiale fondet»

Ved mistanke om underslag eller grove brudd på retningslinjene for det studentsosiale fondet kan VT ilegge en søknadskarantene på inntil to semestre. AU foreslår karantene utfra bruddets innhold. Karantenen kan omhandle både driftsmidler og investeringsmidler.

Sammensetning

Valgkomiteen (VK) velges av Velferdstinget i Agder (VT), og består av representanter fra minimum to medlemsinstitusjoner og består av maksimalt fem personer. De øverste studentdemokratiene på hver utdanningsinstitusjon har ansvar for å fremme kandidatur fra egen utdanningsinstitusjon.

Mandat

a) VK skal rekruttere kandidater til de verv omtalt i §1 Virkeområde i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder.

b) VK skal intervjue kandidatene og på andre måter skaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for sin innstilling. VKs innstilling, fullstendig kandidatliste og en kort presentasjon av alle kandidatene skal foreligge skriftlig ved valgforsamlingens begynnelse. Ved delt innstilling, skal begge framføres. Kandidatene skal fremstilles på så likt grunnlag som mulig.

c) VK skal redegjøre for sitt arbeid for valgforsamlingene.

d) VK skal rekruttere nye kandidater når representanter trekker seg før endt periode. VK innstiller da på nye kandidater og legger dette frem for VT som velger nye representanter. Se §2.9 Suppleringsvalg i Valgreglementet for Velferdstinget i Agder

Sammensetning

Kommunikasjonsutvalget (KU) velges av Velferdstinget i Agder (VT). VT velger fem medlemmer til kommunikasjonsutvalget med minimum to av institusjonene representert.  

En institusjon kan ha alle vervene i KU dersom det ikke er kandidater fra andre institusjoner.  

AU og VK har ansvar for å fremme valg på alle utdanningsinstitusjonene. 

 

Mandat 

a) KU skal utarbeide en detaljert kommunikasjonsstrategi for hvert semester i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig. Utvalget skal også lage en overordnet strategiplan for hele året. Strategiplanen skal legges frem for Arbeidsutvalget i starten av juni og slutten av desember.  

b) KU skal sammen med kommunikasjonsansvarlig komme med forslag og utarbeide utkast til materiell som kan publiseres på nettsiden, Facebook, Instagram og andre relevante arenaer.  

c) KU har ansvar for å utarbeide kampanjer på vegne av VT.  

d) Kommunikasjonsansvarlig har oppfølgingsansvar ovenfor utvalget. 

e) KU kan motta ekstra oppgaver fra Arbeidsutvalget i løpet av året.   

f) KU skal til enhver tid være på utkikk etter nye måter å promotere Vpå.